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Urlaubsplaner / Jahresplaner

Lesen Sie hier welche Arten Urlaubsplaner / Jahresplaner es gibt, was einen guten Urlaubsplaner / Jahresplaner ausmacht und worauf Sie generell achten sollten bei einem Urlaubsplaner / Jahresplaner.

Urlaubs-/Jahresplaner – Allgemeines

Urlaubsplaner zu verwalten, war bis zur Einführung der EDV gerade bei Unternehmen mit einer höheren Anzahl an Mitarbeitern oftmals eine schwierige Aufgabe. Da gab es Stecktafeln, Magnetwände oder große Kalender, auf denen die geplanten oder auch ungeplanten Fehltage wie Urlaub oder Ausfall wegen Krankheit vermerkt wurden. Die Gefahr, dass die Verantwortlichen sich hier verzählen oder falsche Eintragungen vornehmen, war immer gegeben. Der erste Schritt der Erleichterung war die Führung des Urlaubs-/Jahresplaners mit Hilfe eines Tabellenkalkulationsprogrammes. Rechenfehler waren hier so gut wie ausgeschlossen. Doch konnten immer noch nicht beispielsweise Überschneidungen von sich gegenseitig vertretenden Mitarbeitern ausgeschlossen werden. Dies können nun die aktuell am Markt befindlichen speziellen Urlaubs-/Jahresplaner-Softwareprogramme.

Urlaubs-/Jahresplaner – Anforderungen

Die Softwareprogramme, mit denen die Urlaubs-/Jahresplanung vorgenommen werden kann, sollte vielen Anforderungen gerecht werden, damit unternehmensintern keine Engpässe bei Abwesenheit einzelner Mitarbeiter entstehen und der Arbeitsablauf nachhaltig gestört wird.

Aufbau
Ein Urlaubs-/Jahresplaner sollte so aufgebaut sein, dass er eine große Flexibilität dem Anwender für den Aufbau dieser Datenbank lässt. So hat der Anwender die Möglichkeit, nicht nur die einzelnen Mitarbeiter einzugeben, sondern diese noch abteilungs- und/oder auch gruppengezielt einzelnen Dateiblöcken zuzuordnen.

Stammdatenpflege
Wichtig bei einem Urlaubs-/Jahresplaner ist vor allem die Stammdatenpflege. Nicht jeder Mitarbeiter hat die gleiche Anzahl von Urlaubstagen, die ihm über das Jahr zustehen. Hier sollte dem Programmanwender die Möglichkeit gegeben werden, diese individuell einzugeben und jederzeit abändern zu können.

Automatische Erkennung von Feiertagen
Bei der Berechnung der bewilligten Urlaubstage sollte das Programm selbständig erkennen, ob es sich bei dem in den Urlaubszeitraum fallenden freien Tag um einen Feiertag handelt oder ob dies ein normaler Arbeitstag wäre. Bei Schichtarbeitern allerdings gelten diese Tage oftmals trotzdem als Arbeitstage. Hier sollte das Programm zwischen den kaufmännischen Arbeitnehmern, die einer geregelten Fünf-Tage-Woche und Schichtarbeitern, deren Arbeitszeit anderweitig geregelt ist, unterscheiden können.

Eingabemöglichkeit von Freistellungstagen / halben Urlaubstagen
Es gibt aber nicht nur Urlaubs- bzw. Krankheitstage, die registriert werden müssen. So stehen dem Arbeitnehmer auch Freistellungstage zu, wie beispielsweise Vätern bei der Geburt des eigenen Kindes oder Beerdigung eines nahen Verwandten oder ähnlichem zu. Diese müssen zwar in den Urlaubs-/Jahresplaner eingetragen werden, verursachen aber keinen Abzug vom Urlaubstagekonto des Arbeitnehmers.
Auch benötigt ein Arbeitnehmer oftmals nur einen halben Urlaubstag, der dann ebenfalls gesondert berechnet und aufgeführt werden muss, damit die Verwaltung einen Überblick darüber hat, ob der Beschäftigte den ganzen Tag nicht anwesend ist oder ggf. nur vormittags bzw. nachmittags ausfällt.

Besonderheiten Schichtarbeit
Das Urlaubs-/Jahresplanerprogramm sollte des weiteren die Besonderheiten bei Schichtarbeitern umsetzen können. Nachtschichten, die tagesübergreifend sind, müssen bei der Urlaubseintragung berücksichtigt werden können.

Überschneidungen
Ein weiterer wichtiger Punkt, den das Programm erfüllen sollte ist, dass es automatisch eine Warnmeldung auf den Bildschirm des Benutzers ausgibt, wenn es zu Überschneidungen von sich gegenseitig vertretenden Arbeitnehmern kommt. Auch muss es erkennen, wenn die Anzahl der Mitarbeiter, die mindestens für das Funktionieren einer Abteilung anwesend sein sollten, unterschritten wird. So kann es nicht mehr passieren, dass Abteilungen durch eine Unterbesetzung nicht mehr effektiv arbeiten können und dies ggf. Auswirkungen auf den gesamten Unternehmensablauf haben.

Urlaubs-/Jahresplaner – Einbindung

Urlaubs-/Jahresplaner-Softwareprogramme gibt es als eigenständige Lösungen, die losgelöst von der bereits vorhandenen Software laufen. Für größere Unternehmen allerdings empfiehlt es sich auf Programmangebote zurückzugreifen, die in bereits bestehende ERP-Systeme eingebunden werden können. So kann hier gleichzeitig auf eventuelle Beschäftigungsspitzen bei einem erhöhten Auftragsvolumen besser geachtet werden, in welcher Zeit beispielsweise mehr Mitarbeiter benötigt werden als bei einem normalen Arbeitsablauf.

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