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Kanzleisoftware

Ohne Kanzleisoftware läuft nichts in einer modernen Anwaltskanzlei. Lesen Sie hier welche Arten Software für Kanzleien es gibt, was eine gute Kanzleisoftware ausmacht und worauf Sie achten sollten bei der Auswahl einer Kanzleisoftware.

Kanzleisoftware – Allgemeines

Der Alltag in einer Anwaltskanzlei hat sich grundlegend geändert. Der Einzug der Computer hat hier vieles verändert. Nicht nur, dass die oft seitenlangen Schriftsätze und Briefe nun deutlich einfacher über die Tastatur geschrieben und ggf. leicht abgeändert werden können, auch die weiteren Gebiete wie die Aktenverwaltung, die Termin- und Fristenkontrolle, die Abrechnungen sowie die Zwangsvollstreckung sind durch den Einsatz von spezieller Kanzleisoftware nicht mehr so zeitaufwendig und sicherer wie noch vor wenigen Jahren.

Kanzleisoftware – Anforderungen

Eine gute Kanzleisoftware beinhaltet für alle in einer Anwaltskanzlei anfallenden Arbeiten entsprechenden Module.

Aktenverwaltung
Am Anfang einer Mandanten-/Anwaltsbeziehung steht immer eine Akte. Diese sollte mit Hilfe der Kanzleisoftware nicht nur chronologisch und detailliert angelegt werden können. Ein gutes Programm zeigt auch an, wo sich die Akte gerade befindet und wie weit die Bearbeitung vorangeschritten ist. Des weiteren sollte auch auf dem Bildschirm alle relevanten Daten hierzu abgerufen werden können und auf einen Blick sichtbar sein.
Mit der Hilfe der Aktenverwaltung sollte es auch möglich sein, mögliche Beteiligte, die aber nicht speziell als Mandant oder Gegner aufgeführt sind, ohne Probleme zuordnen zu können.

Textverarbeitung
Auch die Textverarbeitung sollte bei der Kanzleisoftware bestimmte Kriterien erfüllen. So ist es beispielsweise sehr hilfreich, wenn sich die einzelnen Schreiben zu einer Akte direkt abspeichern lassen. So ist der Anwender immer in der Lage sofort zu erkennen, welcher Schriftverkehr bisher mit wem und wann geführt wurde.
Gute Textverarbeitungsprogramme besitzen bereits vorgefertigte Standardschreiben, die im Bedarfsfall auch selbst angelegt oder abgeändert werden können.

Adressverwaltung
Eine gute Kanzleisoftware verfügt über eine gute Adressverwaltung. Hier sollte auch vermerkt werden können, ob es sich bei der eingegebenen Adresse um einen Mandanten oder um einen Gegner handelt. So kann es beispielsweise auch noch nach Jahren nicht zu einer Interessenkollision kommen, wenn ein neuer Mandant plötzlich einen älteren Mandanten als Gegner präsentiert.

Zwangsvollstreckung
Das Gebiet der Zwangsvollstreckung ist sehr umfangreich. Hier entstehen neben der Hauptforderung in der Regel Zinsen und Kosten. Es werden Teilzahlungen in unterschiedlicher Höhe geleistet, etc. Bei jeder Zwangsvollstreckungsaktion sind so umfangreiche Rechenschritte erforderlich. Eine gute Kanzleisoftware nimmt der Fachangestellten hier eine zeitaufwendige Arbeit ab. Forderungskonten geben jederzeit Aufschluss darüber, wie hoch der im Moment geschuldete Betrag ist. Dies erleichtert des weiteren auch die Verhandlungen mit dem Schuldner über etwaige Ratenzahlungen.

Gebühren und Kosten
Für die Abrechnung des Rechtsanwalts mit dem Mandanten oder dem Gegner muss dieser das RVG, das RechtsanwaltsVergütungsGesetz sowie für Altfälle die BRAGO, die BundesRechtsanwaltsGebührenOrdnung beachten. Gute Kanzleisoftwareprogramme haben die Gebührensätze bereits mit aufgenommen, so dass hier eine komplizierte Abrechnung in wenigen Schritten vorgenommen werden kann.

Termin- und Fristenverwaltung
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Termin- und Fristenverwaltung bzw. Kontrolle. Das Programm zeigt schnell, wenn sich Terminkollisionen ergeben, wann Fristen ablaufen und übernimmt selbständig notwendige Wiedervorlageneinträge. Die einzelnen Eingaben können so in der Regel täglich ausgedruckt werden und ein Vergessen oder das Verschreiben von Daten ist so nicht mehr möglich.

Buchhaltung
Viele Kanzleien binden die Kanzleisoftwareprogramme in ihre Buchhaltung mit ein. So kann neben dem Buchen von Zahlungen in die jeweiligen Aktenkonten auch gleich die Finanzbuchhaltung mit abgedeckt werden.

Kanzleisoftware – Aktualität

Gesetzesänderungen kommen oft schneller als man denkt. Diese beeinflussen auch nachhaltig die verwendete Software. So ist es wichtig, dass bei der Software auch regelmäßig ein Update vorgenommen werden kann, damit hier keine Fehler passieren können. Aus diesem Grund erwerben die meisten Rechtsanwälte und Notare diese Programme in der Regel lediglich als Lizenz, welche regelmäßige Updates mit beinhalten.

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