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Groupware

Groupware – Software zur Unterstützung der Gruppenzusammenarbeit – ist heute ein wichtiger Baustein im Betrieb. Lesen Sie hier wie solche Groupware funktioniert, welche Arten von Groupware es gibt und auf was Sie generell achten sollten bei Kauf und Einsatz von Groupware.

Groupware

Der Begriff "Groupware" hat sich als Kunstwort in Anlehnung an die Begriffe Hardware und Software vor ca. 10 Jahren etabliert. Aus technologischer Sicht ist Groupware eine Form der Gruppenkommunikation, die entwickelt wurde um Gemeinschaftsarbeiten zu unterstützen, zu planen und zu realisieren. Die integrierte Groupware unterstützt das kooperative Arbeiten und Verteilen von Wissen an die Stellen, wo es aktuell gebraucht wird. Innerhalb der Groupware kann ein Arbeitsbereich angelegt werden, der mit einer Dokumentverwaltung, Rollenkonzept und Kalenderfunktionalität es ermöglicht, Gruppenarbeiten innerhalb einer Projektgruppe effizient zu organisieren und zu koordinieren. Unterschiedlichste Objekte, wie Dokumente, Tabellen, Notizen oder Grafiken dienen der gemeinsamen Aufgabe. Diese können im BSCW (Software für professionelle Dokumentenverwaltung in verteilten Arbeitsgruppen) bearbeitet und auf lokale Rechner übertragen werden. Die Mitglieder eines Arbeitsbereiches können gemeinsame Kalender teilen und Termine koordinieren sowie Funktionen, wie E-Mail-Austausch, Diskussionsforen, Wissensdatenbanken und Entscheidungshilfen für Gruppen nutzen. Eine Erweiterung von Groupware stellen kollaborative Medien da, die es mehreren Benutzern gleichzeitig ermöglichen Informationen auf einer Website zu verarbeiten und zu verwalten. Lohnenswerter ist dieses System ab 50 Mitarbeiter, z.B. im Bereich der Produktentwicklung.

Groupware – Einsatzbereich

Groupware ermöglicht Anwendern auf der Basis dokumentenorientierter Datenbankstrukturen Informationen gemeinsam zu nutzen und über System- und geografische Grenzen hinweg zu verteilen. Ein Einsatzbereich ist z.B. die Entwicklung eines Produkts an denen viele Arbeitsgruppen mitarbeiten. Eine Teilgruppe beschäftigt sich mit dem Produkt selbst, während eine andere Gruppe an der Gestaltung der Verpackung arbeitet. In jeder Gruppe gibt es verschiedene Aufgabenbereiche oder Rollen. Während der Arbeit ergeben sich verschiedene Kooperationsmodelle. Für eine enge Zusammenarbeit ist es daher wichtig, dass alle beteiligten Mitarbeiter eine einheitliche Sicht auf die gemeinsame Datenbasis haben, in der die Planungsdaten des Produkts liegen. Veränderungen an diesen Daten müssen synchronisiert werden, damit alle Mitarbeiter mit dem aktuellen Stand der Planung arbeiten. Damit in der Gesamtplanung inhaltlich keine Ungereimtheiten auftreten, muss die Software darüber wachen, dass Veränderungen an den Plänen bestimmten Rahmenbedingungen genügen. Groupware muss also nicht nur die Funktionalität anbieten, die die Beteiligten für ihre Arbeit brauchen, sie muss gleichzeitig die Koordination unterstützen und die Zusammenarbeit von Personen ermöglichen, die sich nur selten sehen.

Funktionen:
Kalender und Gruppenterminplanung (das Modul z.B. für Kontakte und Adressen speichert alle Personen- und Firmenadressen sowie Websites. Die Daten sind problemlos in gängige Adressprogramme wie Microsoft Outlook® oder Lotus Notes® exportierbar), die allgemeine Informationsverwaltung, die Planen und Überwachen von Projekten und Arbeitsabläufen, die Projektverfolgung (Projekt-Mitarbeit von Personen, die an verschiedenen Standorten beschäftigt sind, die Möglichkeit, über Informationen im Team zu diskutieren und Zugriff auf diese Diskussionsforen), die Überprüfung der Zeitpläne und der Aktivitätenliste und die mobile Einsatzmöglichkeit durch Datenabgleich mit PCs und PDAs (z. B. Palm Pilot).

Groupware – Mobile

Mobile Groupware ist eine leistungsfähige Komplettlösung für die Übermittlung von Groupware-Informationen sowie für die zentrale Kontrolle und das Management von Handhelds, Benutzern und Daten. Mit der Lösung können mobile Mitarbeiter in zeit- und geschäftskritische Prozesse integriert werden. Dabei werden folgende Kommunikationsarten unterstützt: Push, automatische und manuelle Synchronisation sowie Real-Time.

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