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Fahrtenbuch

Ein Fahrtenbuch ist nicht mehr aus Papier. Welche Arten von Fahrtenbuch-Systemes es gibt, welches elektronische Fahrtenbuch fÜr wen das richtige ist und auf was Sie bei einem Fahrtenbuch achten sollten, erfahren Sie hier.

Fahrtenbuch – die Situation

Sie haben einen Fuhrpark und wollen wissen, wohin Ihre Fahrzeuge unterwegs sind? Sie haben eine Spedition, ein Busunternehmen oder vermieten Baumaschinen? Sie haben Schiffe? Sie wollen dem Finanzamt gegenüber die genaue Bewertung der Fahrzeugnutzung ermöglichen (EStG §6) und Steuern sparen? Sie wollen Ihren Kunden gegenüber den Aufwand berechnen? Dann können Sie ein Fahrtenbuch führen, auch mit moderner Elektronik.

Fahrtenbuch – was ist das?

Ein Fahrtenbuch enthält alle Einträge, die Auskunft über die Bewegung des Fahrzeugs geben. Das betrifft die Wege, die Zeit, den Fahrer und natürlich das Fahrzeug. Heute können diese Daten automatisch mit einem elektronischen Fahrtenbuch erfasst und mit einer Software verwaltet werden. Die Technik ist wetterfest und erträgt alle Belastungen, die mit der Fahrzeugnutzung sonst zusammenhängen (keine beweglichen Bauteile). Ein Fahrtenbuch kann Teil eines umfassenden Fuhrpark-Managementsystems sein und mit Navigationssystemen und Ortungssystemen (GPS) zusammenwirken. Das Fahrtenbuch registriert jede Nutzung des Fahrzeuges und unterstützt die Arbeitssicherheit (Nachweis der Pausenzeiten). Beim elektronischen Fahrtenbuch können die Daten Ihre Buchhaltungssoftware erreichen und die individuelle Kostenrechnung Ihrer Mitarbeiter unterstützen.

Fahrtenbuch – was geschieht am Fahrzeug?

Am Fahrzeug wird von der Fachwerkstatt ein Fahrtenspeicher eingebaut. Das ist ein kleines elektronisches Gerät, das für das Fahrtenbuch die Bewegungen und Ruhezeiten registriert. Bei Schiffen ist das Fahrtenbuch an das Navigationssystem gekoppelt. Mit der auswertenden Software bekommen Sie durch das Fahrtenbuch dann eine Kontrolle über Arbeitszeitdaten und Spesenrechnungen. Diese Daten werden über eine Schnittstelle oder einen Adapter mit einem Notebook oder einem gesonderten mobilen Gerät ausgelesen. Beachten Sie die Kapazität des angebotenen Auslesegerätes.

Fahrtenbuch – die Verwaltung der Daten

Die Daten, die Sie vom Fahrtenbuch bekommen haben, werden über eine zugehörige Software verwaltet. Die Bearbeitungsmaske ist an die Bedürfnisse Ihrer Buchhaltung angepasst und kann bequem bedient werden. Daten können sortiert und zusammengefasst werden, so dass Sie Ihren Jahresabschluss auf alle Daten beziehen können, die das Fahrtenbuch registriert hat. Ihre Ergänzungen beziehen sich beim Fahrtenbuch auf die Benennung und die Angabe des Zweckes.

Fahrtenbuch – technische Details

Das Fahrtenbuch hat für den diskreten Einbau geeignete Gerätemaße und ein geringes Gewicht. Die Speicherkapazität ist begrenzt. Die Betriebsspannung kann an das Fahrzeug angepasst werden. Der Strom kann auch über einen diskreten Akku gesichert werden (Diebstahl). Der Stromverbrauch ist beim Stand-By gering. Das Fahrtenbuch verbraucht im Betrieb sonst vielleicht weniger als 50 mA. Das Fahrtenbuch erträgt fahrzeugübliche Temperaturschwankungen bis in extreme Bereiche. Die innere Uhr beachtet Sommerzeit und Winterzeit und ist kalendarisch vorprogrammiert. Mit Schaltern kann der Fahrer auf die Art der Nutzung umschalten (etwa privat, geschäftlich). Das Fahrtenbuch kann durch Personenerkennung möglicherweise weitere Differenzierungen treffen. Signale gibt das Fahrtenbuch ab, wenn der Speicher gefüllt ist und sichert die Daten bei Stromausfall.

Fahrtenbuch – mit GPS

Die modernen Navigationssysteme (etwa GPS) erlauben die genaue Registrierung von Aufenthalt und Bewegunng des Fahrzeugs. Daran kann ein Fahrtenbuch gekoppelt sein und natürlich auch unbefugte Nutzung erkannt werden. Das gilt nicht nur für Boote und Schiffe, sondern besonders für vermietete Baumaschinen. Der Einbau von Fahrtenbuch und Navigationssystem kann diskret erfolgen oder offensichtlich. Die Antennen und eventuell verbundenen Alarmsysteme haben eigene technische Anforderungen. Moderne Internettechnologie erlaubt auch die Überwachung und Auswertung online, so dass Sie bei entsprechender Ausstattung weltweiten Zugriff auf das Fahrtenbuch haben.

Fahrtenbuch – Maut

Prüfen Sie gesondert, inwieweit das Fahrtenbuch die Berechnung der Autobahnmaut unterstützt.

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