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Dokumentenverwaltungs-Software

Lesen Sie hier welche Arten Software zur Dokumentenverwaltung es gibt, was eine gute Dokumentenverwaltungs-Software ausmacht und worauf Sie generell achten sollten bei Dokumentenverwaltungs-Software.

Dokumentenverwaltungs-Software – Allgemeines

Dokumentenverwaltung: das heißt Papierberge, Stapelweise Aktenordner, immer größer werdende Archivräume, die ständig erweitert werden müssen…. Und wenn man dann auf ein Dokument zurückgreifen möchte, welches vielleicht schon ein paar Wochen alt ist und der eigentliche Vorgang bereits schon beendet wurde, ist oftmals guter Rat teuer, gerade dann, wenn dieses Dokument nicht mehr richtig zugeordnet werden kann und nur noch Teile des Inhalts im Gedächtnis sind. Gegen all diese Probleme, die nicht nur sehr zeit- und arbeitsintensiv sind, helfen nun spezielle Softwareprogramme, die das Dokumentenmanagement erheblich erleichtern.

Dokumentenverwaltungs-Software – Programminhalte

Professionelle Dokumentenverwaltungs-Softwareprogramme bieten neben der Archivierung von Dokumenten noch eine Vielzahl an Möglichkeiten, diese effizient zu nutzen.

Archivierung
Um ein Dokument zu archivieren, wird es komplett abfotografiert und so als Datei gespeichert, dass es nachträglich nicht mehr verändert werden kann. Dies ist besonders dann wichtig, wenn es sich um Dokumente handelt, die für Prüfungen durch das Wirtschaftsprüfungsamt oder das Finanzamt wichtig sind.

Integrationsmöglichkeiten
Wichtig bei Dokumentenverwaltungs-Programmen ist auch die Möglichkeit, sich hier nicht nur auf ein Datenformat festlegen zu müssen. Im Lauf der Zeit verändern sich diese und ältere Dateiformate werden von moderneren und effektiveren abgelöst. Das Programm sollte in der Lage sein und vor allem auch bleiben, alle gängigen Formate sowie auch ältere Formate, die eigentlich nicht mehr benutzt werden, zu erkennen und zu verarbeiten.

Selektions- und Suchmöglichkeiten
Ein weiterer Pluspunkt professioneller Programme ist der, dass der gesamte Datenbestand auf Stichwörter oder Textpassagen hin untersucht werden kann. Mit der Eingabe entsprechender Selektionskriterien sind diese des weiteren außerdem in der Lage, alle auf die Suchwörter bzw. Selektionsanforderungen bestimmte Dokumente innerhalb kurzer Zeit herauszufiltern und anzuzeigen.
Diese Suchergebnisse wiederum können in Listenform, als tabellarische Auswertungen oder auch grafisch angezeigt werden.

Indizierungsmöglichkeit
Einige Programme bieten den Vorteil, dass diese eine so genannte Indizierungsmöglichkeit bieten. Sie untersuchen Dokumente auf logische Verknüpfungen, so dass diese automatisch erkennen, wenn sie in einer Beziehung zu einander stehen und weisen diese Beziehung dann explizit für jedes Dokument aus.

Dokumentenverwaltungs-Software – Anforderung

Eine weitere Anforderung an ein Dokumentenverwaltungs-Softwareprogramm ist dies, dass es in eine bestehende Softwarelösung innerhalb eines Unternehmens integriert werden kann, so dass auch andere Anwender jederzeit hierauf zurückgreifen können. So sollten Verantwortliche aller Unternehmensbereiche die Möglichkeit dazu haben, eigene Belege zu fotografieren, zu archivieren und ggf. auf Dokumente anderer Abteilungen jederzeit zugreifen zu können. Da hier auch Sicherheitsaspekte eine Rolle spielen, sollte hier die Vergabe von einzelnen Rechten möglich sein.

Dokumentenverwaltungs-Software – Weitere Vorteile

Die Vorteile einer Dokumentenverwaltungs-Software machen sich bereits schon in Klein- und mittelständischen Betrieben bemerkbar, da das gesamte Workflow unterstützt wird. So kann ist hier jederzeit ein unternehmensweiter Zugriff auf sämtliche Dokumente und ohne großen Zeitverlust möglich, sofern dieses integriert worden ist. Die Transparenz der hier protokollierten Daten ist weitaus höher, als wenn diese lediglich in Papierform vorliegen. Die Bearbeitungszyklen können des weiteren hierdurch erheblich verkürzt werden. Da die Dokumente nun auf Datenbasis vorliegen, können diese nicht nur unternehmensintern abgerufen werden. Ein Unternehmen hat hier die Möglichkeit, das Programm an das Intranet, Extranet oder auch das Internet anzubinden, so dass hier auch die Möglichkeit gegeben wird, von außen die Daten einzulesen, was gerade bei Außendienstmitarbeitern, etc. sehr von Vorteil sein kann.

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