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Aktenvernichtung

Aktenvernichtung gibt es in verschiedenen Formen und Sicherheitsstufen. Lesen Sie hier welche Arten der Aktenvernichtung es gibt, was eine professionelle Aktenvernichtung ausmacht und was Sie generell wissen sollten Über Aktenvernichtung.

Aktenvernichtung – Anwendungsgebiete

Der Inhalt vieler Dokumente ist relativ harmlos. Wenn Ihr Nachbar oder Ihr Geschäftskonkurrent diese in die Hände bekommt, ist dies nicht weiter schlimm. Doch es gibt auch Dokumente wie Kontoauszüge oder Verträge, deren Inhalt nicht jeden etwas angehen. Diese werden dann innerhalb der Wohnung oder auch im Unternehmen nicht nur besonders behandelt, sondern auch an extra hierfür bestimmten Orten aufbewahrt. Doch sind diese nicht mehr aktuell, die Kontoauszüge mehrere Jahre alt, die Verträge ausgelaufen, dann stellt sich schnell die Frage, wie Sie diese dann am besten vernichten können, ohne dass ein Fremder über den Inhalt Kenntnis erlangt. Hier haben Sie jetzt zwei Möglichkeiten: Entweder Sie zerreißen diese Blatt für Blatt so klein wie Möglichkeit, wobei geduldige Puzzlefreunde hier aber immer noch die Möglichkeit haben, das Blatt weitestgehend wieder zusammenzusetzen und auch auf den kleinen Papierstücken immer noch Wörter oder Zahlen sichtbar sind oder Sie nehmen hier einen Aktenvernichter zur Hilfe.

Aktenvernichtung – Aktenvernichter

Für den Hausgebrauch oder die tägliche Aktenvernichtung in Unternehmen eignen sich mobile Standgeräte. Diese Geräte bestehen in der Regel aus einem Behälter und einem passenden Aufsatz. In diesem Aufsatz sind mehrere Messer integriert, die dann das Schriftgut zerkleinern.
Diese Aktenvernichter verfügen über unterschiedliche Schneidsysteme, die je nach Anforderung unterschiedlich fein das Schriftgut zerkleinern.

Streifenschnitt
Der Streifenschnitt ist wohl der bekannteste. Gerade im privaten Bereich und in unsensiblen Firmenbereichen werden Geräte mit dieser Technik oft eingesetzt. Die Schnittmesser zerschneiden das Papier hier lange feine gerade Streifen, wobei die Breite der Streifen von der Anordnung und Anzahl der Schneidemesser abhängig sind.

Cross-Cut-Streifen
Hier wird das Papier im Aktenvernichter nicht nur der Länge sondern auch gleichzeitig noch einmal der Breite nach geschnitten. Es entstehen so feine kurze Schnipsel, die selbst den größten Sicherheitsstandards standhalten.

Aktenvernichtung – Mobile Aktenvernichter

Wenn die Archivierungsfristen für wichtige Dokumente abgelaufen sind, so fallen gerade bei Unternehmen große Aktenmengen zur Vernichtung an. Die Standardgeräte für den alltäglichen Gebrauch eignen sich hierzu in der Regel nicht, da diese immer nur eine begrenzte Anzahl von Blättern aufnehmen können und sich so die Aktenvernichtung über mehrere Tage unter Umständen auch Wochen hinziehen würde.
Eine Lösung bietet sich hier durch die Beauftragung "Mobiler Aktenvernichter" an. Diese fahren mit speziellen LKWs direkt zur Firma, holen die zu vernichtenden Akten direkt im Archiv oder am Aufbewahrungsort ab und schreddern diese mit Aktenvernichtern, die für große Mengen Schriftgut speziell konzipiert sind, vor Ort im LKW. Diese Aktenvernichter sind auch im Gegensatz zu den handelsüblichen Aktenvernichtern in der Lage, die Akten samt Aktenordner und den darin befindlichen Metallteilen zu entsorgen. Dies geschieht unter Einhaltung strengster Sicherheitsvorkehrungen. Weitere Zusicherung dieser Anbieter ist vor allem auch die Einhaltung des Bundesdatenschutzgesetzes.

Aktenvernichtung – Aktencontainer

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen oder Büro regelmäßig größere Schriftgutmengen zur Vernichtung haben, kann es sinnvoll sein, diese vorab über einen gewissen Zeitraum zu sammeln, um sie dann anschließend einem Unternehmen zur Vernichtung zu übergeben. Dies kann unter Umständen kostengünstiger sein, als diese in kurzen Abständen immer wieder dort anliefern oder abholen zu lassen. Hierfür gibt es spezielle Datenschutzcontainer mit unterschiedlichem Volumen, in denen beispielsweise regelmäßig die Inhalte der Papierkörbe der Mitarbeiter entsorgt werden können. Ausgelaufene Akten oder sonstiges brisantes Schriftgut kann hier ebenfalls gleich "zwischengelagert" werden. Diese Datenschutzcontainer werden dann von dem Anbieter entweder auf Abruf oder auch in regelmäßigen Abständen abgeholt oder in dessen Firma fachgerecht vernichtet.

Aktenvernichtung – Sicherheitsstufen

Je vertraulicher der Inhalt des zu vernichtenden Schriftgutes ist, desto gewissenhafter sollte dieses auch vernichtet werden. Hier wurden Sicherheitsstandards festgelegt, die sich aus der DIN 32757 ergeben. Die Akten, die zur Vernichtung anstehen, werden in fünf Sicherheitsstufen unterteilt:

Sicherheitsstufe 1
Diese Sicherheitsstufe gilt für allgemeines Schriftgut. Aktenvernichter, die dieser Norm entsprechen, schreddern die Akten in verhältnismäßig breite längliche Streifen. Diese Streifen können unter Umständen noch leserliche Teile enthalten. Hier wird vor allem der Streifenschnitt verwendet.

Sicherheitsstufe 2
Die Sicherheitsstufe 2 wird vor allem für internes Schriftgut verwendet. Zwar wird auch hier der Streifenschnitt angewandt, doch sind die Streifen deutlich dünner. Dies hat den Vorteil, dass der Inhalt unlesbar gemacht wurde. Für das Vernichten von beispielsweise Rechnungen oder Notizen reicht diese Sicherheitsstufe in der Regel aus.

Sicherheitsstufe 3
Für vertrauliche Unterlagen, welche Betriebsinterna oder personenbezogene Daten enthalten, ist laut DIN diese Sicherheitsstufe vorgeschrieben. Hier kommt das Cross-Cut-Verfahren zum Einsatz. Die Streifen sind zwar wieder relativ breit geschnitten, doch werden diese nochmals durchtrennt, so dass der Inhalt nicht mehr erkennbar ist.

Sicherheitsstufe 4
Wenn Dokumente für die Existenzsicherung notwendig sind und deren Inhalt der Geheimhaltung unterliegt, fallen diese unter die Stufe 4 der Bestimmung. Das Cross-Cut-Verfahren erzeugt hier deutlich kleinere Papierstückchen.

Sicherheitsstufe 5
Regierungsbehörden oder militärische Akten unterliegen bei der Vernichtung der Sicherheitsstufe 5. Die entstehenden Schnipsel sind so klein, dass dieses Verfahren als spionagesicher gilt.

Sicherheitsstufe 6
Akten, die der höchsten Geheimhaltungsstufe unterliegen und normalerweise als "top-secret" in den Behördern, Ämtern oder Institutionen geführt werden, werden gemäß Sicherheitsstufe 6 vernichtet. Das Cross-Cut-Verfahren wurde hier so extrem umgesetzt, dass nur noch allerkleinste Papierschnipsel übrig bleiben.

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