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Agentursoftware

Eine Agentursoftware sollte sorgfältig gewählt werden. Lesen Sie hier welche Arten Agentursoftware es gibt, was eine gute Agentursoftware ausmacht und worauf Sie generell achten sollten bei einer Agentursoftware.

Agentursoftware

Agentursoftware ermöglicht für Werbe-, PR-, Event-, Multimedia-, Mediaagenturen und alle projektorientierten Unternehmen eine bessere Planung und ein effektiveres Arbeiten. Für den Agenturerfolg spielen neben Kreativität zunehmend Organisation und Controlling eine entscheidende Rolle. Hierbei unterstützt die spezielle Software bei der soliden und realistischen Projektplanung in folgenden Bereichen, beim Überblick über Projektkosten und deren Weiterberechnung, bei der nachvollziehbaren Dokumentation geleisteter Arbeitsstunden, bei der Erfassung von Aufträgen und Berechnung sowie die Erfassung aller relevanten Kennzahlen in monatlichen Reports. Ob sie als Eventagentur eine Messe betreuen, als Designagentur nach Lizenzen abrechnen, als Medienagentur nach Fortschritt oder als klassische Agentur nach Einzeljobs. Stets sind alle relevanten Daten und Zahlen abrufbar.
Agentursoftware – Anforderungen an die Software
Schneller Zugriff auf Informationen und Auswertungen:
Eine gute Agentursoftware zeichnet sich dadurch aus, dass einmal eingegebene Daten jederzeit zentral wieder aufrufbar sind. Das Suchen in verschiedensten Programmen muss entfallen. Zeiten und Ressourcen (Termine und Aufgaben) sollten vorausschauend planbar sein. Dazu gehört selbstverständlich auch die frühzeitige Erinnerung an wichtige Termine.

Anpassungsfähigkeit:
Eine zukunftsfähige Software muss sich schnell an veränderte Bedingungen in einem Unternehmen anpassen können.

Zuverlässiges Controlling:
Agentursoftware sollte eine klare Linie im gesamten Rechnungsverkehr schaffen. Durch diese Software können Rechnungen fristgemäß korrekt erstellt werden und Lieferantenrechnungen pünktlich gezahlt. Deckungsbeiträge, offene Posten und Umsätze müssen auf Knopfdruck abrufbar sein. Einige Agentursoftwaren bieten FIBU Schnittstellen z.B. eine spezielle Schnittstelle zur Bank für Sozialwirtschaft. Hiermit können alle Rechnungen zur Vorfinanzierung an die Bank übermittelt werden oder eine Schnittstelle zur DATEV e.G. in Nürnberg. Hiermit können Rechnungsausgangsbuch sowie Zahlungen automatisch in das DATEV-Format konvertiert werden und dann in jede moderne Buchhaltungssoftware eingelesen werden. Damit entfällt das zeitaufwendige manuelle Einbuchen von Ausgangsrechnungen und Zahlungseingängen, was eine Reduzierung der Buchführungskosten bedeutet sowie Export in Textdateien. Hiermit können Rechnungsausgangsbuch sowie Zahlungen in eine Textdatei exportiert und dann in jede moderne Buchhaltungssoftware eingelesen werden.

Bedienerfreundlichkeit:
Ein gutes Softwarewerkzeug muss Abläufe vereinfachen und beschleunigen. Das heißt auch das der Umgang mit dieser Software verständlich und einfach zu handhaben sein muss.

Variable Layouts, Ausdrucke und Bildschirmdarstellungen:
Auch die Bildschirmdarstellungen sollten übersichtlich sein und sich auf das Wesentliche konzentrieren, angepasst an den individuellen Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmen.

Plattformunabhängiges Arbeiten:
Mac- und PC-Umgebungen zu integrieren ist heute kein Problem mehr. Denn Softwareunterstützung in der Agenturverwaltung darf keine Frage der Plattform sein.

Migration:
Eine gute Agentursoftware bietet bei Bedarf eine Migration von bestehender Software. Das bedeutet das eine Integration von alten Technologien unter weitgehender Nutzung vorhandener Technologien möglich ist.

Hohe Sicherheit:
Große Datenmengen dürfen für eine Software nicht zum Problem werden. Sie muss Kapazitäten haben, die auch über Jahre einen schnellen Zugriff gewährleisten.

Agentursoftware – Ansprüche an den Hersteller

Der Erwerb einer Agentursoftware ist meist mit einer langfristigen Geschäftsbeziehung zu dem jeweiligen Softwarelieferanten gekennzeichnet. Der Service sollte daher von Anfang an gesichert sein. Von vorneherein sollte beim Kauf eine umfangreiche Beratung und Schulung inbegriffen sein. Das Programm sollte nicht starr sein, sondern sich mit den Ansprüchen Ihres Unternehmen wachsen und sich weiterentwickeln lassen. Ein günstiger Wartungsvertrag und schnelle Hilfe bei auftretenden Problemen sind eines der wichtigsten Punkte beim langfristigen Einsatz einer Agentursoftware. Bei der Wahl des richtigen Anbieters helfen Referenzen. Ein erfolgreiches Unternehmen verfügt über Referenzen, die es ermöglichen sich bei den jeweiligen Firmen zu informieren, wie sie selbst mit der Software umgehen und wie die Software sich bewährt hat.

2 Kommentare

  • Eine Agentursoftware kann äußerst komplex sein. besonders je größer das Unternehmen ist. Wir haben verschiedene Anbieter durch, jedoch war und ist es für viele schwer ihre Zeiten zu pflegen. Daher sollte die Software zu den Mitarbeitern passen und natürlich auch verständlich sein. Aktuell nutzen wir https://www.agenturbo.de , wobei man niemals alle Funktionen nutzt. Daher kann ich nur empfehlen, sich vorher über die wirklich wichtigen Funktionen Gedanken zu machen und die Mitarbeiter einzubeziehen!!!

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