Event-Agentur

Event

Eine Event-Agentur hilft Ihnen Veranstaltungen zu planen und duchzuführen. Lesen Sie hier was eine solche Eventagentur könnten sollte, was eine gute Event-Agentur ausmacht und worauf Sie generell achten sollten bei einer Eventagentur.

 

Eventagentur – Allgemeines

Veranstaltungsagenturen, die auch unter dem Namen Eventagenturen bekannt sind, organisieren im Namen Ihrer Auftraggeber Veranstaltung jeder Art und Größe. Je größer die Agentur, desto größer auch deren Möglichkeiten, auch Großprojekte phantasievoll in die Tat umzusetzen.

Eventagenturen – Anforderungen an die Anbieter

Eventagenturen zeichnen sich vor allem durch ihre Flexibilität aus. Jede Veranstaltung sollte einzigartig und mit nichts vergleichbar sein, was in der Vergangenheit stattgefunden hat. Die Eventagentur sollte deshalb hier äußerst ideenreich sein und über Kontakte verfügen, die die Umsetzung der Planung ermöglichen. Aber je größer die Veranstaltung sein soll und je anspruchsvoller die Umsetzung der Ideen wird, desto begrenzter werden hier die Möglichkeiten der Anbieter, da nur wenige Eventagenturen über genügend Kapazitäten verfügen, hier allen Wünschen der Auftraggeber gerecht zu werden. Deshalb ist auch hier wichtig, dass die gewählte Eventagentur über Netzwerkverbindungen verfügt und hier eventuell mit anderen Agenturen zusammenarbeitet, die bestimmte Aufgabenbereiche in Ihrem Sinne übernehmen. Die von Ihnen beauftragte Agentur sollte aber Ihr Ansprechpartner bleiben.

Eventagenturen – Aufgabenbereiche

Ideen- und Themenfindung
Sie möchten ein großes Ereignis feiern oder einen Tag der offenen Tür für Ihre Kunden veranstalten? Dann sollten Sie dies unter einem Motto tun, dass dem Ereignis gerecht wird. Hier das Passende zu finden, ist nicht immer einfach. Eventagenturen helfen Ihnen hier dabei.

Grundsätzliche Planung
Ist die Richtung, in der die Veranstaltung laufen soll, vorgegeben, so kann nun mit der Planung begonnen werden. Hierzu zählt vor allem die Auswahl der richtigen Räumlichkeiten, das Beschaffen der entsprechenden Dekoration und – wenn gewünscht – auch das Kreieren der Einladungen, mit welchem Ihre Gäste gleich auch optisch auf das Motto eingestimmt werden können. Ein weiterer Punkt der Planung ist das Feststellen der Anzahl der notwendigen Helfer und Mitarbeiter, die für das Gelingen des Events unabdingbar sind.
Bei manchen Veranstaltungen sind auch Sondergenehmigungen notwendig wie beispielsweise für das Abfeuern eines Feuerwerks oder auch für eine zeitweise Straßensperrung. Professionelle Eventagenturen wissen, wo sie diese Genehmigungen bekommen und kümmern sich darum.

Ablaufplanung
Sind die grundsätzlichen Fragen beantwortet, werden die Detailfragen wie die Zeitplanung geklärt. Hier wird festgelegt, was wann zu erledigen ist, damit bei Beginn der Veranstaltung alles vor Ort und bereit ist und während der Veranstaltung alles zum vorgesehenen Zeitpunkt bereit steht.

Künstler und Veranstaltungsprogramm
Steht der Ablaufplan, können die entsprechenden Künstler gebucht und das Veranstaltungsprogramm aufgestellt werden, da hier meist feste auf die Stunde genau Termine vereinbart werden.
Auch die Helfer werden nun fest engagiert.

Catering
Agenturen kümmern sich auch um das leibliche Wohl Ihrer Gäste. Sie engagieren Cateringunternehmen und gestalten das Angebot ganz nach Ihren Wünschen und zum Motto passend.

PR
Gerade eine öffentliche Veranstaltung hat ihren Sinn verfehlt, wenn die Öffentlichkeit nichts davon erfährt. Eine Eventagentur informiert hier professionell die Presse bereits im Vorfeld und sichert im Anschluss an den Event die Nachbearbeitung.

Eventagentur – Für wen sind sie geeignet?

Eventagenturen sollten immer dann in die Planung und Umsetzung eines Events übertragen werden, wenn diese von großer Wichtigkeit ist, wie beispielsweise eine Hochzeit oder ein Geburtstag einer bekannten Persönlichkeit, bei dem mit vielen Gästen zu rechnen ist.
Aber auch gerade bei Firmenfeierlichkeiten von größerem Ausmaß ist das Engagieren einer Eventabteilung geradezu unerlässlich. Eigene Unternehmesmitarbeiter sind mit der Organisation eines solchen Events meist überfordert, besonders wenn sie dies „nebenbei“ noch erledigen sollen. Wenn Sie zudem noch Gäste von außerhalb, also Ihre Kunden oder auch Interessenten erwarten, wird Ihr Unternehmen mit der Professionalität des Events gleich gesetzt. Dies ist ebenfalls ein Grund, dass der Event einen positiven Eindruck hinterlässt.

2 Kommentare

  1. Letztes Jahrwar ich Gast auf einem Firmenfeier und muss sagen, das war ein Event! Die Firma hat alles aufgefahren, was möglich war. Eine Hüpfburg für die Kids der arbeitenden Eltern, eine Cocktailbar, Eiswagen, Kicker, aber das Beste war einfach das Bull-Riding! Das macht ja sowas von dermaßen viel Spaß, das könnte ich den ganzen Tag machen 😉 Wenn ich mal meinen Geburtstag größer feiern will, stelle ich da auch so ein Teil hin ;D.
    Ich meine, das kostet zwar was, aber für Events, wo die Gäste wirklich hinterher sagen können, das ist in Erinnerung geblieben, kann man das mal ausgeben. Muss man halt die nächsten Jahre etwas gemäßigter feiern. Wobei eine Cocktailbar, noch bezahlbar sein müsste im Vergleich zum Bull Riding… Also auch ne schöne Sache.
    Aber denke mal eine Eventagentur ist für größere Veranstaltungen genau das richtige, wenn die solche Sachen organisieren und vermieten. Denke hierbei an das Firmenevent vom letzten Jahr, das von SCM mit diesen Materialien unterstützt wurde (https://www.scm-event.de). Hoffenlich gibt es dieses Jahr wieder so eine tolle Feier…

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