eProcurement

Wird in einem Unternehmen der Einkauf zwischen Käufer und Lieferanten mit Hilfe von Software über elektronische Systeme abgewickelt, spricht man von eProcurement. Lesen Sie hier wie eProcurement genau funktioniert, was gutes eProcurement ausmacht und worauf Sie generell achten sollten bei eProcurement.

eProcurement

Wird in einem Unternehmen der Einkauf zwischen Käufer und Lieferanten mit Hilfe von Software über elektronische Systeme abgewickelt, spricht man von eProcurement. Obwohl das eBusiness im Business to Business Bereich stetig wächst, reagieren KMU’s noch eher verhalten. Mittelständische Unternehmen haben an eProcurement andere Erwartungen als Großunternehmen. Während letztere
eProcurement Projekte inklusive umfangreicher Beratungsleistungen für Millionenbeträge implementiert haben, warten Mittelständler eher ab, bis die neuen Technologien ausgereift sind und einen kostengünstigen Einsatz mit Standardsoftware erlauben.

eProcurement für A,B oder C-Artikel?

Standardisierte Software für katalogbasiertes eProcurement für das ‚Desktop Purchasing‘, die eine wirtschaftlich erfolgreiche Nutzung von eProcurement im Mittelstand ermöglichen, gibt es mittlerweile für den Einkauf von C-Artikeln. Dieses sind Güter, die für den Produktionsprozess nicht strategisch sind und auch nicht in das Endprodukt eingehen. eProcurement unterstützt hierbei die gesamte Bestellung vom Einkäufer direkt am Arbeitsplatz. Über die Software kann er auf die Informationen der Lieferanten zugreifen und die jeweils günstigsten Angebote am Bildschirm vergleichen und bestellen. C-Artikel, wie beispielswise IT-Hardware, Büromaterial oder Betriebstoffe nehmen in einem Unternehmen immerhin zwischen 50 und 70 Prozent aller Beschaffungsvorgänge ein. Bei strategisch wichtigen A- oder B-Gütern, deren Beschaffung meist aufwändige Lieferanten-Analyse, komplexe Ausschreibungen oder Auktionen erfordern, sind eProcurement-Lösungen nicht so leicht zu standardisieren.

eProcurement. Lösungen, Software, Anbindung

Ein wesentlicher Punkt für erfolgreiches eProcurement ist die Integration von Lieferanten in das System. Auch wenn im Mittelstand die Lieferantenflut kleiner ist als im Großunternehmen bleibt die Einbindung von Lieferantendaten eine komplexe Aufgabe. Auch wird sich ein Mittelständler schwerer tun seine Lieferanten zum Mitmachen einer Procurement-Lösung zu überzeugen. In jedem Fall sind die Hauptherausforderungen an eine eProcurement Lösung die Integration, Verwaltung und Pflege der Kataloge mit ihren regelmäßigen Updates. Um den Dienstleistungsaufwand für ständige individuelle Anpassungen zu minimieren und die Lieferanten-Integration zu erleichtern empfiehlt sich die Nutzung und Unterstützung von etablierten, Firmenübergreifenden Standards für Katalogdaten und Geschäftsdokumente. Ein Standard für den Austausch von Produktkatalogen ist der BMECat, der vom Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. initiiert wurde. OCI (Open Catalog Interface) wäre ein weiterer Standard.
Unternehmen sollten bei der Auswahl der passenden Software und Technologie für eProcurement besonders drauf achten, dass die Funktionalität im Bereich Katalogmanagement und Lieferantenintegration, sowie die Unterstützung von Austauschstandards gut gelöst ist. Die Integration mit bestehenden Systemen sollte einfach und mit offenen Schnittstellen möglich sein. Eine andere Alternative wäre die Software im on demand Modus zu betreiben. Das bedeutet, die Software nicht lokal zu installieren, sondern über das Internet von einem zentralen Server abzurufen. Für den nötigen Freiraum einer späteren Erweiterung Ihrer eProcurement-Lösungen, sollten Sie diese möglichst modular erweiterbar und auf einer offenen Basisplattform aufgebaut halten.

eProcurement. RFI(Informationsanfrage)/RFQ/RFP(Angebotsnachfrage) systematisch bewerten

eProcurement Software löst die Bestellung per Fax und Formular ab und erlaubt so eine schnellere und reibungslosere Beschaffung, sowie die systematische Bewertung von RFI/RFQ und RFP. eProcurement bringt aber auch Einsparungen im Bereich Einkauf durch den Wegfall der Prüfung von Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen. Die Ablagemenge der Dokumente reduziert sich ebenfalls, wodurch sich auch kostspielige Aktenablagefläche erkennbar verkleinert. Konkrete Einsparungen können Unternehmen von eProcurement auch im Rechnungswesen erwarten: da sich während der Bestellabwicklung das bestehende Warenwirtschaftssystem und die Beschaffungslösung ständig abgleichen können und Rechnungen bereits während dieser Phase geprüft werden können und so später nicht mehr bearbeitet werden müssen.

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