Archivierung

FÜr die Archivierung von Dokumenten und Daten gibt es verschiedene Ansätze. Lesen Sie hier welche Arten der Archivierung es gibt, worauf Sie bei der Archivierung achten mÜssen und was Sie generell wissen sollten Über Daten- und Dokumente-Archivierung.

Archivierung – Begriffsdefinition

Bei der Archivierung muss in aller erster Linie zwischen der richtigen Archivierung, also der Aufbewahrung von Daten und Dokumenten für einen längeren Zeitraum sowie zwischen der Datensicherung von digitalen Daten unterschieden werden. Die Datensicherung ist meist nur für einen kurzen Zeitraum bestimmt. Diese wird in Unternehmen in der Regel mehrmals wöchentlich bis ein Mal wöchentlich durchgeführt. Bei der Archivierung geht es darum, die Daten oder Dokumente nicht nur für einen längeren Zeitraum, sondern vielleicht auch so lange, dass diese noch der Nachwelt zur Verfügung stehen, zu sichern.

Archivierung – Dokumente

Die beste Form, Dokumente zu archivieren, ist diese in Papierform in trocknen Räumen aufzubewahren. Unter optimalen Bedingungen hat Papier die bisher bekannteste längste Lebensdauer. Dies beweisen alte Aufzeichnungen oder auch Papyrusrollen, welche bereits mehrere tausende Jahre alt sind.
Doch hier stoßen die Archivare bald an natürlich gesetzte Grenzen. Die Papierflut ist im Gegensatz zu damals erheblich gestiegen und überall fehlt es an Platz und langfristigen Lagermöglichkeiten. Da liegt es nahe, die Errungenschaften der Technik sich zu Nutze zu machen und die Daten zu digitalisieren, soweit dies möglich ist. Dies ermöglicht dem Archivar, eine große Mengen an Daten und Informationen, die ansonsten sehr viel Platz beanspruchen würden, auf einem kleinen Datenträger zu bannen. Diese werden dann mit Hilfe eines Computers vorab eingelesen, digitalisiert und gespeichert.

Archivierung – Daten

Daten zu archivieren, ist heute relativ einfach. Mit Hilfe unterschiedlichster Speichermedien werden heute Daten nicht nur gesichert, sondern auch langfristig archiviert.

Archivierung – Vorschriften

Wenn kaufmännische Daten und Dokumente zur digitalen Archivierung anstehen, müssen diese so aufbereitet sein, dass eine nachträgliche Veränderung ausgeschlossen ist. Dies ist besonders von steuerrechtlichem Interesse. Aber nicht nur die Daten selbst, sondern auch die erforderlichen Strukturinformationen müssen gesichert werden und vor allem maschinell auswertbar zur Verfügung stehen.
Während für die kaufmännischen Daten zwar eine Mindestaufbewahrungszeit von sechs bis zehn Jahren gesetzlich vorgeschrieben ist, können diese nach Ablauf dieser Frist noch beliebig lange archiviert werden. Personenbezogene Daten hingegen müssen nach einer bestimmten Aufbewahrungszeit, die im Gesetz je nach Relevanz unterschiedlich geregelt ist, zwingend vernichtet werden.

Archivierung – Formen

Die Datenarchivierung kann auf unterschiedliche Weise erfolgen:

Magnetbänder
Die Archivierung der Daten auf Magnetbändern ist zur Zeit die wohl am weitesten verbreitete Form der Sicherung auf längeren Zeitraum. Für die Sicherung kaufmännischer Daten, die einer Höchstsicherungsdauer von zehn Jahren unterliegen, ist dies erfahrungsgemäß ein Verfahren, welches sich als ausreichend gezeigt hat. Allerdings sind diese Magnetbänder, wie Tonbänder oder Kassetten auch, typischen Alterungsprozessen ausgesetzt, die zur Zerstörung und damit zum Verlust wichtiger Daten führen können.
Es kursiert hartnäckig das Gerücht, dass bereits die Weltraumbehörde NASA wertvolle Informationen über die erste Mondlandung auf Magnetbänder gespeichert hatte, diese aber durch den Alterungsprozess unlesbar wurden. Die Daten seien somit unwiederbringlich verloren gegangen.

Disketten
Eine weitere noch vor wenigen Jahren häufig angewandte Form der Sicherung und Archivierung war, die Daten auf Disketten zu speichern. Da aber hier die Entwicklung zur Nutzung von Disketten eher rückläufig ist und viele Computer schon gar nicht mehr über ein Diskettenlaufwerk verfügen, wird hiervon immer mehr Abstand genommen.

CD/DVD
Immer mehr Firmen und Privatleute gehen heutzutage darauf über, ihre Daten auf CDs oder DVDs zu brennen, da sie hier einen großen Speicherplatz zur Verfügung haben. Experten sind sich aber über die Haltbarkeit der Datenträger noch nicht ganz einig, da hier vor allem die Erfahrungswerte noch nicht vorliegen, um sichere Aussagen treffen zu können. Die bisher noch fehlende Möglichkeit, die Datenträger in Sektionen zu unterteilen, hat den Nachteil, dass bei einer Beschädigung eines kleinen Teils der CD oder der DVD diese gleich in ihrer Gesamtheit nicht mehr lesbar wird.

Mikrofilm
Die wohl sicherste Form, Dokumente zu sichern, ist der Mikrofilm. Diese Form zählt zu den Bewährtesten. Dokumente, die für die Nachwelt bestimmt sind, werden so zur Zeit gesichert und archiviert.

Archivierung – Lesbarkeit

Ein nicht zu unterschätzendes Problem bei der Archivierung von digitalen Daten ist es, dass sich die technischen Voraussetzungen für deren Einsatz ständig weiterentwickelt. Wer verfügt heutzutage noch beispielsweise über ein 5 ¼ Zoll Diskettenlaufwerk? Welcher Computer kann noch Daten einlesen, die vor der Entwicklung von Microsoft-Windows-Programmen geschrieben worden ist?
Deshalb sollten Sie bei der Archivierung unbedingt darauf achten, dass Sie auch noch in fünf oder zehn Jahren die Möglichkeit haben, diese einlesen zu können. Es empfiehlt sich also, die Daten eventuell rechtzeitig wieder einzulesen und diese anschließend nach deren Aufbereitung erneut zu archivieren.

1 Kommentar

  1. Hallo Directbox-Team,mir ist da etwas an den Snapshots aufgefallen. In der jezgiten Directbox gibt es eine Suchfunktion, damit nach Personen oder Firmen suchen kann. Das vermisse ich in den Snapshots.Wird es eine Suchfunktion im Adressbuch der neuen Directbox geben?Und wie sieht es mit einer Geburtstagsliste aus? Oder kann man die Suchfunktion in der Directbox erweitern, dann man nach Geburtstagen suchen kann? (Das funktioniert beim X-Pad)MfG Marc-A. Becker

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