Akteneinlagerung

Eine sichere Akteneinlagerung erfüllt die Aufbewahrungspflicht von Unternehmen. Lesen Sie hier wie eine solche Akteneinlagerung funktioniert, was eine gute Akteneinlagerung ausmacht und worauf Sie generell achten sollten bei der Akteneinlagerung.

Akteneinlagerung – Was ist das?

Viele Unterlagen müssen aus rechtlichen Gründen über Jahre aufbewahrt werden. Doch Akten brauchen Platz und Pflege. Geschäftsräume für die Akteneinlagerung verursachen aber Kosten. Zudem müssen die Akten gepflegt, also mit System archiviert werden. Denn die Akten nützen niemandem, wenn sie nicht schnell griffbereit sind. Das bindet Personal und verursacht wiederum Kosten. Das haben Spezialdienstleister erkannt und so bieten diese Firmen den Service der Akteneinlagerung an. Der Vorteil für den Auftraggeber: Die Akteneinlagerung erfolgt systematisch und spart Platz und Personal im eigenen Unternehmen.

Akteneinlagerung – Sicherheit

Oberstes Kriterium der Akteneinlagerung ist die Sicherheit der Akten. Zum einen müssen die Akten vor Feuchtigkeit, Feuer und Schmutz geschützt gelagert werden. Das sollte der Anbieter der Akteneinlagerung in möglichst hohem Maße gewährleisten. Außerdem muss bei der Akteneinlagerung dafür Sorge getragen werden, dass kein Unbefugter Einsicht in die Akten erhalten kann. Es sollten beim Anbieter der Akteneinlagerung also nur Mitarbeiter des Dienstleister Zugriff zu den Akten haben.

Die Akteneinlagerung kann zudem nur sicher sein, wenn schriftlich oder digital erfasst wird, wann die Daten vom Dienstleister übernommen wurden, wer während der Akteneinlagerung auf die Dokumente zugegriffen hat und wann sie wieder an welche Person aus dem Unternehmen übergeben wurden.

Akteneinlagerung – Methoden

Die Archivierung erfolgt bei der Akteneinlagerung nach unterschiedlichen Systemen. Es können einzelne Ordner, Akten und Kartons erfasst werden. Praktisch und staubgeschützt: Manche Systeme der Akteneinlagerung schließen die Aufbewahrung in speziellen Kunststoffkisten mit ein. Die Systeme der Akteneinlagerung reichen von zu mietenden Regalmetern bis zu barcodegestützten Archivierungsverfahren.

Akteneinlagerung – Speziallager

Die Akteneinlagerung sollte bei besonders wichtigen Akten in speziell gesicherten Lagern vorgenommen werden. Sprinkleranlage und Feuermelder sollten zwar immer vorhanden sein, doch eine zusätzliche Gebäudesicherung gegeben Einbrüche ist bei sensiblen Daten eben so wichtig. Achten Sie darauf, dass Sie sich bei der Akteneinlagerung für einen nach ISO 9001 geprüften Betrieb entscheiden – auch dies ist eine Möglichkeit, eine hochwertige und sichere Akteneinlagerung sicherzustellen.

Akteneinlagerung – Orte

Die Entscheidung für den Ort der Akteneinlagerung ist aufgrund der Möglichkeit, Akten dem Unternehmen auf digitalem Wege sehr schnell zur Verfügung zu stellen, nicht mehr von allzu großer Bedeutung. Nur wer Wert darauf legt, schnell auf seine Original-Akten zugreifen zu können, sollte sich für die Akteneinlagerung in der Nähe des Firmensitzes entscheiden.

Akteneinlagerung – Verfügbarkeit

Auch auf alte Akten muss ein Unternehmen jederzeit zugreifen können. Daher ist die Verfügbarkeit der Unterlagen ein bedeutendes Kriterium bei der Akteneinlagerung. Prüfen Sie deshalb, in welchem Zeitraum Sie im Rahmen der Akteneinlagerung Ihre Unterlagen im Bedarfsfall zur Verfügung gestellt bekommen. Manche Anbieter bieten an, ihren Kunden deutschlandweit innerhalb von 24 Stunden Zugriff auf ihre Unterlagen zu gewähren. Andere Dienstleister in Sachen Akteneinlagerung bieten einen digitalen Service an: Die Akten werden gescannt und per E-mail oder Fax in kürzester Zeit an das Unternehmen gesandt.

Akteneinlagerung – Rechtliche Aspekte

Von herausragender Bedeutung bei der Akteneinlagerung ist der Datenschutz. Deshalb sollten sich die Mitarbeiter des Anbieters der Akteneinlagerung entsprechend den Bestimmungen des Datenschutzes verhalten und sich zu Verschwiegenheit verpflichtet haben.

Außerdem sollte bei der Akteneinlagerung darauf geachtet werden, dass die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erfüllt werden. Aus diesem Grund ist deshalb gerade im Falle einer Insolvenz die professionelle Akteneinlagerung eine gute Alternative. Sehr praktisch ist es, wenn auch die Vernichtung der Akten nach der Akteneinlagerung vom Dienstleister übernommen wird.

Für den Fall, dass bei der Akteneinlagerung doch Akten verloren gehen, sollten diese versichert sein. Es besteht die Möglichkeit, die Akten zum Materialwert zu versichern. Achten Sie bei der Akteneinlagerung auf möglichst umfangreichen Versicherungsschutz, denn die Wiederbeschaffung von Unterlagen kann teuer werden.

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