Wenn Sie die Dienste einer Videokopierfirma in Anspruch nehmen, sollten Sie zwingend darauf achten, dass der eingesandte Video-Masterband oder der Masterdatenträger aus Sicherheitsgründen stets eine (möglichst hochwertige) Kopie des Originals ist. Versenden Sie niemals ein Original. Fehler der Post, des Kurierdienstes aber auch der jeweiligen Kopierfirma können nicht rückgängig gemacht werden. Wenn die von Ihnen erstellte Masterkopie keine hohe Qualität aufweist, lassen Sie sich bei dem Anbieter beraten, welche möglichen Maßnahmen Sie ergreifen sollen, bevor Sie sich für die Einsendung des Originalmaterials entscheiden. Wenn Sie Ihre Videos selbst erstellen, sollten sie beachten, dass bei der Erstellung von VHS-Kopien eine Mindestzeit von 30 Sekunden für das erste schwarze Bild auf der Kassette eingehalten werden muss, bevor weitere Bilder erscheinen. Dabei darf es nicht ein unbespieltes Bandstück sein, sondern ein schwarzes Bild. Hierfür können Sie noch während der Aufnahmearbeiten den Deckel auf dem Kameraobjektiv geschlossen lassen und die notwendigen 30 bis 60 Sekunden aufnehmen.
Bei der Erstellung eines Kopiermasters für die Kopierfirma sollten Sie ein möglichst hochwertiges Format auswählen. Wenn Sie Ihr Original auf einem VHS- oder Video8-Band haben, kann nicht viel geändert werden. Kopien von VHS-Originalen liefern nur eine durchschnittliche Kopierqualität. Wenn Sie aber Ihr Mastermaterial auf S-VHS-Format oder Digitalvideo- (DV) aufgenommen haben, sollten Sie die einzuschickende VHS-Masterkopie auf einem gleichwertigen Material erstellen. VHS-Longplay-Kassetten sind für den Anwender zwar günstig, für den Kopierdienst jedoch möglichst zu vermeiden, wenn die Länge der Aufnahmen es erlaubt. Longplay-VHS-Kopien sind in der Herstellung oft sehr fehlerhaft und für die Erstellung von mehreren VHS-Kopien nicht geeignet.
Wenn Sie Ihre Bänder dem Kopierservice überlassen, sollten Sie stets darauf achten, dass Ihr Name, Adresse und die Titel der jeweiligen Aufnahmen auf jedem einzelnen Band klar ersichtlich sind, damit Ihre Kassette nicht zwischen den vielen anderen verloren geht. Versuchen Sie sich dabei auf einen kleines, auf die Kassette geklebtes Etikett zu beschränken und keine zusätzlichen Zettel mitzuliefern.
Bei den meisten Kopierfirmen müssen Sie den VHS-Kopierauftrag schriftlich verfassen. Wenn sich auf dem von Ihnen eingereichten Videomaterial auch weitere nicht zu kopierende Aufnahmen befinden, sollten Sie diese besonders deutlich durch möglichst genaue Zeitangaben (Timecode) vermerken, Auch Angaben zum Vorspann, Tonaussteuerung, Tonspur sind für den Kopierservice hilfreich. Außerdem sollte es ersichtlich sein, in welchem Format Sie Ihre VHS-Kopien erhalten möchten – PAL, NTSC, SECAM, M oder N-PAL. Wenn Ihnen diese Angaben nicht vertraut sind, können Sie sich bei dem jeweiligen VHS-Kopienhersteller darüber informieren, welche Formate sich für Ihre Zwecke besonders eignen.
Je nach Länge des zu kopierenden Materials gestalten sich die Preise für die Erstellung von VHS-Kopien sehr unterschiedlich. Für Kurze Videolaufzeiten und bei einer hohen Anzahl von bestellten Kopien bekommen Sie einen günstigeren Kopien-Einzelpreis.