Vereinsreise – erste Schritte

Je nach dem, mit wie vielen Leuten Sie verreisen wollen, sollte es immer eine oder mehrere Personen geben, die für die Planung und Organisation einer Vereinsreise verantwortlich sind. Denn dahinter kann jede Menge Arbeit stecken. Zu aller erst geht es darum, einen Termin für Ihre Vereinsreise zu finden, an dem möglichst viele Mitglieder Zeit haben. Wenn der Termin einmal fixiert ist, sollte in der großen Runde über das Ziel der Vereinsreise abgestimmt werden. Falls Sie aktiv bei den Vorbereitungen mithelfen, sollten Sie zur Abstimmung bereits einige ganz konkrete Vorschläge recherchiert haben. Grundsätzliche Fragen wie Dauer der Vereinsreise oder finanzieller Rahmen sollten ebenfalls ganz zu Anfang geklärt werden.

Vereinsreise – weitere Vorgehensweise

Wenn Sie wissen, mit wie vielen Mitgliedern und zu welchem Zeitpunkt die Vereinsreise stattfinden soll, haben Sie schon einige wichtige Eckdaten definiert. Zusätzlich sollten Sie darüber abstimmen, ob man im Inland bleibt oder ins Ausland reist. Bei einem verlängerten Wochenende sollte die Vereinsreise möglichst in die nähere Region gehen. Haben Sie ein wenig mehr Zeit eingeplant, kann man durchaus über eine Flugreise ins europäische Ausland nachdenken. Gerade durch die Angebot der Billig-Airlines kommt selbst für eine nicht so prall gefüllte Vereinskasse die ein oder andere ausländische Destinationen in Frage.

Vereinsreise – die Buchungen

Anreise und Unterkunft sind nicht nur bei einem privaten Urlaub sondern auch bei einer Vereinsreise die wichtigsten Rahmenpunkte. Bevor diese beiden Komponenten nicht geklärt sind, braucht man sich auch nicht um das weitere Programm zu kümmern. Kompliziert wird es für die Organisatoren einer Vereinsreise insbesondere dann, wenn sie alles auf eigene Faust buchen. Also Flüge, Hotels, Bustransfer, etc.. Etwas entspannter lassen sich die Planungen für Ihre Vereinsreise an, wenn Sie sich entweder an einen Spezialanbieter von Vereins- oder Clubreisen wenden oder ein Reisebüro in Ihre Planungen mit einbeziehen. Oftmals wird man hier ganz kompetent über Vereinsreisen beraten. Ob nun über das Reisebüro oder individuell über das Internet – fragen Sie frühzeitig vor der Buchung Ihrer Vereinsreise nach sogenannten Gruppenrabatten. Viele Hotels, Airlines oder auch die Bahn räumen Spezialkonditionen ein, wenn eine bestimmte Anzahl Reisender erreicht ist.

Vereinsreise – die Finanzierung

Sollten Sie Ihre Vereinsreise nicht aus den Ersparnissen der Vereinskasse finanzieren, empfiehlt es sich ein eigenes Konto bei einer Bank einzurichten. Darauf sollten alle Mitreisenden evtl. Anzahlungen sowie den Endbetrag der Reise einzahlen. Wenn Sie die Verantwortung für die Planungen tragen, sollten Sie in gar keinem Fall selbst in finanzielle Vorleistungen treten. Sollte sich einer Ihrer Vereinskollegen kurzfristig dazu entschließen, die Vereinsreise nicht anzutreten, bleiben Sie unter Umständen auf den entstandenen Stornierungskosten sitzen und schon ist die Stimmung im Eimer. Um solchen Fällen vorzubeugen, empfiehlt es sich bei einer Vereinsreise, klare finanzielle Verhältnisse zu schaffen.