Ein professionelles Telefontraining ist wichtiger denn je, denn der Kundenkontakt über das Telefon ist sowohl im Service als auch im Verkauf zu einem wesentlichen Standbein vieler Wirtschaftszweige geworden. Da reicht es längst nicht mehr aus, wenn ein Mitarbeiter eine nette Telefonstimme hat. Vielmehr ist ein gezieltes Telefontraining unabdingbar.
Telefontraining zielt auf eine professionelle Kommunikation mit dem Kunden, die sich in wirtschaftlichem Erfolg niederschlägt. Dabei berücksichtigt das Telefontraining nicht nur das eigentliche Telefongespräch: Ein gutes Telefontraining setzt bereits bei der Vorbereitung des Gesprächs an und berücksichtigt über die Modulation der Stimme, Akquisetechniken und Einwandbehandlung hinaus viele weitere, entscheidende Details.
Zum Einstieg in den neuen Job benötigt der Anfänger ein intensives Telefontraining, um sich am Telefon im Sinne des Unternehmens einsetzen zu können. Das Telefontraining sollte sehr praxisorientiert sein und viele Übungen beinhalten. Ein Mitschnitt der Übungen ermöglicht es dem Anfänger, im Telefontraining ein qualitatives Feedback nachvollziehen zu können.
Auch für Agents mit langjähriger Erfahrung bietet sich hin und wieder ein Telefontraining zur Auffrischung an. Wie in jedem anderen Beruf nutzt sich manches Können im Laufe der Zeit ab. Dann ist ein Telefontraining zur Sensibilisierung der Agents sehr hilfreich. Außerdem bringt ein Telefontraining frische Impulse für die tägliche Arbeit. Und es können aktuelle Entwicklungen und Erkenntnisse beim Telefontraining vermittelt werden.
Ein zentraler Bestandteil im Telefontraining ist es, am Telefon aktiv ein klar definiertes Ziel anzustreben. Das Telefontraining soll den Agents helfen, freundlich und korrekt das Gespräch zu leiten und die Kundenwünsche zu identifizieren. Im Telefontraining wird eine Gesprächsstrategie vermittelt, dazu gehört auch, dass bestimmte Redewendungen vermieden werden. Nicht zu vernachlässigen ist auch der Umgang mit schwierigen Kunden, der im Telefontraining ebenfalls eine bedeutende Rolle spielt.
Ein Agents kann immer nur so gut telefonieren, wie sein Briefing ist. Das hört sich einfach an, sollte jedoch sowohl aus der Sicht des Agents als auch des Auftraggebers im Rahmen des Telefontrainings angesprochen werden. Zum Beispiel kann das umfassendste Briefing vom Agent missverstanden werden, weil es nicht präzise genug ist und für den Agent überflüssige Informationen enthält. Während des Telefontrainings könnte Zeit für die Besprechung der Briefings eingeplant werden, in der die Agents ein Feedback zu den Briefings geben, mit denen sie arbeiten. So könnte das Telefontraining auch eine Chance zur Optimierung der Briefings sein.
Es hängt von der Branche ab, wie viel Produktkompetenz im Telefontraining vermittelt werden muss. Jedoch gilt: Auch bei auf den ersten Blick einfachen Produkten sollte der Agent in Sachen Produkt unbedingt fit sein. Die fachliche Schulung sollte im Telefontraining jedoch desto mehr Raum einnehmen, je erklärungsbedürftiger das Produkt ist.
Von einem Spezialisten für Telefontraining sollten keine zu umfassenden branchenspezifischen Kenntnisse erwartet werden. Die sind meist intern ausreichend vorhanden und können auch von internen Mitarbeitern im Telefontraining vermittelt werden. Wichtiger ist, dass der Anbieter im Bereich Telefontraining viel Erfahrung hat.