Reisekostenabrechnung - Allgemeines

Ihre Reisekostenabrechnung zu machen, wird nicht zu Ihren Lieblingstätigkeiten gehören. Dennoch freuen Sie sich zum Beispiel als Arbeitnehmer über die Erstattung, die Sie aus der Firmenkasse bekommen. Sie fragen sich vielleicht immer wieder einmal, wie Sie die Reisekostenabrechnung finanzamtsicher erledigen, um der nächsten Lohnsteuer- bzw. Betriebsprüfung gelassen entgegensehen zu können?

Reisekostenabrechnung - Steuerfrei bedeutet auch sozialversicherungsfrei

Unter Reisekosten, die für eine Reisekostenabrechnung interessant sind, zählen Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungs- und Reisenebenkosten, z.B. Parkplatz. Erstatten Sie im Rahmen Ihrer Reisekostenabrechnung diese Kosten Ihrem Arbeitnehmer, kann dies steuer- und sozialversicherungsfrei geschehen, wenn die von Ihnen angegeben Kosten von Ihrem Arbeitnehmer in seine Einkommensteuererklärung als Werbungskosten angesetzt werden können.

Reisekostenabrechnung - Hier dürfen Sie Reisekosten erstatten

Reisekosten dürfen Sie als Arbeitgeber immer dann auszahlen, wenn Ihr Mitarbeiter eine Dienstreise unternimmt, eine Fahrtätigkeit oder eine Einsatzwechseltätigkeit (mehr als 30 km von der Wohnung des Mitarbeiters entfernt) ausübt. In den meisten Fällen handelt es sich um Dienstreisen.

Reisekostenabrechnung - Dienstreisen

Von einer Dienstreise ist zu sprechen, wenn ein Mitarbeiter im Auftrag des Arbeitgebers seinen Arbeitsplatz verlässt.

Ist eine der drei Voraussetzungen erfüllt, dürfen Sie nach der Reisekostenabrechnung folgende Beträge erstatten:

• Fahrtkosten
• Verpflegungsmehraufwendungen
• Übernachtungskosten
• Reisenebenkosten

Reisekostenabrechnung - Fahrtkosten

Wenn es um Fahrtkosten geht, können Sie entweder die angefallenen Kosten erstatten, die durch Belege nachgewiesen werden müssen. Es können aber auch die Pkw-Fahrtkosten pauschal mit 0,30 € für jeden gefahrenen Kilometer im Rahmen der Reisekostenabrechnung erstattet werden.

Nimmt Ihr Mitarbeiter einen oder mehrere Kollegen in seinem Pkw mit, können Sie zusätzlich für jede Person 0,02 € in der Reisekostenabrechnung berechnen.

Am besten benutzen Sie zwecks Reiskostenabrechnung die im Schreibwarenhandel erhältlichen Reisekostenberichte oder aber Sie greifen zur entsprechenden Software.

Reisekostenabrechnung - Verpflegungsmehraufwendungen

Erstattungen dürfen Sie erst dann machen, wenn Ihr Mitarbeiter mindestens acht Stunden von seiner Wohnung bzw. seinem Arbeitsplatz weg ist. Beginnt Ihr Mitarbeiter beispielsweise seine Dienstreise um 07:30 Uhr von seiner Wohnung aus und kommt um 18:45 Uhr an seinen Arbeitsplatz zurück, beläuft sich seine Dienstreise auf 11:15 Stunden. Sie erstatten dann 6 Euro.

Reisekostenabrechnung - Übernachtungskosten

Für Übernachtungen dürfen in der Reiskostenabrechnung die tatsächlich nachgewiesenen Kosten oder aber stattdessen pauschal 20 € steuerfrei erstattet werden.

Eine steuerfreie Erstattung im Rahmen einer Reisekostenabrechnung ist nicht erlaubt, wenn Sie als Arbeitgeber Ihrem Mitarbeiter eine kostenlose oder preiswerte Unterkunft zur Verfügung stellen oder wenn die Übernachtung in einem Fahrzeug stattgefunden hat (z.B. Schlafwagen, LKW, Flugzeug).