Rechnungsvordruck - Vorteile

Die meisten Rechnungsvordrucke können Sie direkt am Bildschirm ausfüllen und bei Bedarf ausdrucken. So haben Sie die Möglichkeit, Ihre Rechnungen sowohl elektronisch als auch physisch zu archivieren. Zudem können Sie per Rechnungsvordruck erstellte Rechnungen einfach per E-Mail oder Fax vom PC aus versenden. Auch die Verbindung zu Warenwirtschaftssystemen ist möglich. Ein weiterer großer Vorteil, den ein Rechnungsvordruck bietet, ist die Arbeits- bzw. Zeitersparnis. Bei einem standardisierten Rechnungsvordruck müssen Sie Angaben, die sich nicht verändern, nicht erneut eingeben. Auch bei fortlaufenden oder tagesaktuellen Angaben wie z.B. Datum oder Rechnungsnummer können Sie die automatisierten Funktionalitäten eines Rechnungsvordrucks nutzen.

Rechnungsvordruck - welche Angaben sollten enthalten sein?

Wenn Sie einen Rechnungsvordruck verwenden oder selbst einen Rechnungsvordruck erstellen möchten, sollten Sie darauf achten, dass gewisse Pflichtangaben auf der Rechnung enthalten sein müssen. Diese Pflichtangaben auf dem Rechnungsvordruck ergeben sich aus dem Umsatzsteuergesetz und sind auch deshalb notwendig, damit Ihre Rechnungen vom Finanzamt anerkannt werden.

Für Rechnungen ab 100 Euro

Bei Rechnungen, die in der Gesamtsumme mehr als 100 Euro ausmachen, sind folgende Pflichtangaben notwendig:

• Name und Anschrift des Absenders
• Name und Anschrift des Empfängers
• Rechnungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Termin und Lieferung der Ware oder Leistung
• Bezeichnung und Menge der Ware oder Leistung
• Netto-Betrag
• Auf den Netto-Betrag entfallender Umsatzsteuerbetrag

Wenn Sie einen Rechnungsvordruck verwenden, können Sie viele Angaben, wie z.B. Ihren Namen und die Anschrift oder die Steuernummer bereits fest in den Rechnungsvordruck übernehmen. Bei einigen Programmen für Rechnungsvordrucke werden durch Formular-Felder Angaben wie das Rechnungsdatum oder die Rechnungsnummer automatisch aktuell eingefügt. Zusätzlich können Sie im Rechnungsvordruck Felder frei definieren. Dies ermöglicht es Ihnen beispielsweise die Beschreibung der Leistung oder individuelle Bemerkungen einzufügen.

Für Rechnungen unter 100 Euro

Für Rechnungen unter 100 Euro, sogenannte Kleinbetragsrechnungen, können Sie den Rechnungsvordruck einfacher gestalten. Hier müssen lediglich folgende Angaben in der Rechnung enthalten sein:

• Absender mit Name und Anschrift
• Rechnungsdatum
• Bezeichnung und Menge der gelieferten Ware oder Dienstleistung
• Bruttobetrag
• Steuersatz der enthaltenen Umatzsteuer

Rechnungsvordruck - Programme

Im Fachhandel stehen eigene Programme zur Erstellung von Rechnungsvordrucken zur Verfügung. Meist werden Sie Schritt für Schritt durch das Programm geführt und erstellen so Ihren individuellen Rechnungsvordruck. Sie finden auch Programme, die Hilfestellung bei der optischen Gestaltung Ihrer Rechnungsvordrucke geben. Aber auch mit gängiger Bürosoftware können Sie Ihre eigenen Rechnungsvordrucke erstellen.