Presseverteiler – Aufbau und Inhalt

In der heutigen Zeit versteht man unter einem Presseverteiler immer eine digitale Datensammlung. Darin enthalten sind Namen, Adressen und Anschriften sowie alle weiteren Kontaktdaten von Redaktionen bzw. Journalisten. Zunehmend zählen auch die E-Mail-Adressen von Redaktionen zum festen Bestandteil eines Presseverteilers. Verfassen kann man einen Presseverteiler ganz einfach selbst. Beispielsweise mit den allgemein gängigen Computerprogrammen. Es gibt jedoch auch Anbieter, die spezielle Software zum Erstellen eines Presseverteilers anbieten. Im Gegensatz zum selbstgemachten Presseverteiler haben diese Programme einige Vorteile. So braucht man damit nicht mehr selbst nach Adressen der gewünschten Redaktionen zu recherchieren, denn diese sind mit Hilfe der Software allesamt per Knopfdruck aufrufbar. Wenn man online mit einer Presseverteiler-Software auf die entsprechende Datenbank zugreift hat man sogar stets ganz aktuelle Daten. Sollte sich also einmal die Adresse einer Redaktion ändern, so nimmt die Software diese automatisch in die eigene Selektion auf. Beim selbsterstellten Pressverteiler muss man solche Änderungen hingegen regelmäßig recherchieren und einpflegen.

Wer benötigt einen Pressverteiler?

Jeder, der regelmäßig aktive Presse- und Öffentlichkeitsarbeit betreibt, benötigt in der Regel einen funktionierenden Presseverteiler. Daher zählen PR-Agenturen, Pressestellen von Unternehmen oder Verbänden zu den Hauptnutzern von Presseverteilern. In einem guten Presseverteiler müssen alle relevanten Redaktionen inklusive der passenden Ansprechpartner vertreten sein. Nur so ist gewährleistet, dass die Nachricht oder Pressemeldung auch bei der zuständigen Stelle ankommt. Ein Pressverteiler ist dann schlecht, wenn eine Presseinformation zum Thema Sport in der Wirtschaftsredaktion landet. Denn dort wird sie mit Sicherheit nicht beachtet und erst recht nicht veröffentlicht. Die korrekten Ansprechpartner sind daher das A und O eines Pressverteilers. Gerade im Bereich der professionellen Pressearbeit ist der Presseverteiler ein entscheidendes Werkzeug. Denn wer seine individuelle Adressdatenbank nicht permanent ergänzt bzw. pflegt, der hat langfristig keine Chance auf eine erfolgreiche Kommunikationsarbeit. Da einen guten Presseverteiler immer die Mischung aus eigenen Kontakten und Ansprechpartnern plus denen aus der Datenbank ausmacht, gilt der Presseverteiler häufig als Kapital von Werbe- und PR-Agenturen.

Presseverteiler – die Sicherheit

In einem Presseverteiler befinden sich viele sensible Daten. Daher sollten Sie im Zusammenhang mit Ihrem Presseverteiler immer auch das Thema Datensicherheit im Auge behalten. Da hinter der Erstellung eines Presseverteilers immer auch jede Menge Arbeit steht, sollten sie regelmäßig Sicherheits-Updates auf einen separaten Datenträger kopieren. Falls einmal Ihre Hardware den Geist aufgeben oder geklaut werden sollte, können Sie Ihren Presseverteiler auch nach dem Ausfall Ihrer Geräte noch weiterhin nutzen. Wenn neben Ihnen auch weitere Personen am Presseverteiler arbeiten, sollten Sie darauf achten, nur Mitarbeiter Ihres Vertrauens mit einem Zugang zum Presseverteiler zu betrauen. Das sind die effektivsten Möglichkeiten um sich vor einem eventuellen Datenverlust bzw. Datenmissbrauch des Presseverteilers zu schützen.