Mail Archivierung - elektronische Kommunikation

E-Mails ersetzen zunehmend andere Kommunikationsformen wie beispielsweise Brief oder Fax. E-Mails können in Sekundenschnelle weltweit versandt werden. Dabei können zusätzliche Dateien oder Daten gemeinsam mit der E-Mail versandt werden. So werden per E-Mail nicht nur Verträge oder Angebote versandt, auch Bestellungen oder Rechnungen werden mit der elektronischen Post versandt. Eine sichere Mail Archivierung ist deshalb Grundlage für jeden, der häufig per E-Mail kommuniziert. Firmen sind sogar laut GDPdU verpflichtet, steuerrelevante E-Mails sechs Jahre elektronisch aufzubewahren. Durch die Mail Archivierung ist dies problemlos möglich.

Mail Archivierung - Speichergröße

Die gängigen E-Mail-Programme sind vielfach nicht auf die langfristige Speicherung von E-Mails ausgelegt. Deshalb kann es schnell zu Speicherproblemen oder Einbußen der Performance kommen. Auch bei der Sicherung und dem Wiederaufrufen von E-Mails können Probleme auftreten. Mit einer Mail Archivierung gehören diese Probleme der Vergangenheit an. Dabei werden bei der Mail Archivierung E-Mails und Datenanhänge übersichtlich abgespeichert. Neben einer übersichtlichen Kategorisierung werden bei der Mail Archivierung auch aussagekräftige E-Mail-Angaben wie Absender, Betreff und Datum mit abgelegt.

Mail Archivierung - zentrale Speicherung

Für größere Betriebe kann es sinnvoll sein, eine zentral steuerbare Mail Archivierung einzurichten. So können, mit entsprechenden Administratorrechten alle oder einzelne Postfächer beobachtet werden. E-Mails werden bei der Mail Archivierung je nach Größe, Zeitraum und letztem Zugriff ausgelagert. Einzelne E-Mails sind über Eingabe von Suchbegriffen oder über die Kategorisierung leicht wiederzufinden und aufzurufen.

Mail Archivierung - Filterfunktion

Eine Mail Archivierung übernimmt auch Filterfunktionen. So werden vor dem Sichern der E-Mails sogenannte Spam-Mails oder Spyware gelöscht. Auch E-Mail-Kopien können durch ein Mail Archivierungsprogramm ausgefiltert werden, so dass E-Mails nicht redundant im System abgelegt werden. So reduziert sich nicht nur das Speichervolumen. Die E-Mail Ablage bleibt durch eine gute Mail Archivierung übersichtlich. Auf die gespeicherten Daten kann rasch zugegriffen werden.

Mail Archivierung - Hinweise

Vor Einsatz einer Mail Archivierungs-Software sollten Sie einige Fragen klären. So können Sie eine Mail Archivierung einrichten, die Ihren privaten oder betrieblichen Gegebenheiten voll entspricht. Wichtige Vorüberlegungen können sein:

• Wie viele Mitarbeiter arbeiten mit E-Mail, wie viele Mailboxen sollen mit der Mail Archivierung verwaltet werden?
• Wie hoch ist der Anteil an E-Mails, die mehrfach eingehen, z.B. auch in Kopie?
• Sollen im Betrieb auch private E-Mails empfangen werden können?
• Wie lange müssen die E-Mail-Daten in der Mail Archivierung aufbewahrt werden, z.B. aus steuerrechtlichen Gründen?

Mail Archivierung - Beratung

Bevor Sie eine Mail Archivierung in Ihrem Betrieb oder auch zu Hause einführen, sollten Sie sich umfassend über die gegebenen Möglichkeiten beraten lassen. Durch die Wahl der richtigen Mail Archivierung erhalten Sie ein System, das genau Ihren spezifischen Anforderungen entspricht. Das Internet bietet gute Möglichkeiten, sich vorab zu informieren, welche Lösungen zur Mail Archivierung angeboten werden.