Fakturierung

Fakturierung meint den Vorgang der Rechnungslegung an einen Kunden über eine erbrachte Leistung und/oder Lieferung. Die Fakturierung ist ein Bestandteil des Rechnungswesens, bei der eine Verbuchung des Geschäftsvorgangs auf die entsprechenden Konten erfolgt. Das können sein: Umsatzerlöse, Forderungen, Kasse, Bank, Vorsteuer, Umsatzsteuer etc.. Sowohl an die Rechnung als auch an den Fakturierungsvorgang sind verschiedene Mindestanforderungen des Handels- und Steuerrechts geknüpft. Die Rechnung trägt Name und Anschrift des Rechnungsstellers und -Empfängers, eine Liste aller erbrachten Leistungen und/oder gelieferten Waren und deren Preis, entsprechende Umsatzsteuerbeträge, Zahlungsbedingungen, ggf. Bankverbindung, das Erstellungsdatum, die Steuer-Nummer des Rechnungsstellers und eine eindeutige Rechnungsnummer zu enthalten.

Fakturierung. Inkl. E-Mail und Kontaktmanager

Es ist heute selbstverständlich, dass nahezu alle Unternehmens-Informationssysteme Fakturierungsvorgänge in verschiedenen Spielarten unterstützen. In manchen Unternehmen gilt es beispielsweise die Erfordernisse informationstechnisch abzubilden und Erfassung und Auswertung in geeigneter Form aufzubereiten. Dies geschieht mit einer entsprechenden Fakturierungs-Software, die auch ein Controlling auf Basis einer skalierbaren und mehrschichtigen DNS (Distributed interNet Architecture) erlaubt. Als Serverplattform genügt Microsoft NT oder ein Windows 2000 Server. Clientseitig wird ein Browser oder ein Windows-Client benötigt. Das wird Ganze über einen Kontaktmanager mit einer Adressverwaltung kombiniert und idealerweise mit Schnittstellen zu anderen User-Verwaltungssystemen ausgestattet. Eine weitere Möglichkeit ist die Zeiterfassung, die es erlaubt Unternehmenswichtige Daten aus dem Produktions-/Dienstleistungsbereich direkt einzubinden. In der Praxis erlaubt eine solche Fakturierungssoftware folgenden Funktionsumfang:
Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, Mahnwesen, Rechnungsstellung manuell oder aus der Zeiterfassung heraus. Budgetrechnungen mit Abschlägen, eine automatische Kontrolle von Zahlungszielen mit Anbindung an Online-Zahlungsverkehr, vorgefertigte Fakturierungsformulare mit einer einfachen Anpassung des Layouts, die Verwaltung von Verbindlichkeiten mit Zuordnung von frei definierbaren Kostenstellen, die Ermittlung der Deckung von Projekten und der Auslastung von Mitarbeitern sowie die Übernahme der Daten in Planungstabellen.

Fakturierung. CRM-Integration

Obwohl jede Firma andere Ansprüche an die Fakturierung hat, wird ein Unternehmen, das international tätig ist, seine Geschäftsprozesse übergreifend ausrichten. Eine rein funktionale Organisation muss in eine Prozessorganisation münden. Ein integriertes CRM-Modul schließt den Kreis der Prozessoptimierung. Von der Marktsegmentierung und der Kundenakquisition bis zur Bestellabwicklung, Lagerbewirtschaftung, Fakturierung und Kundenbetreuung wird hierbei ein durchgehender Prozess vollständig abgebildet.

Fakturierung. Büro-Administration

Für das Home-Office und kleinere KMU's gibt es zahlreiche preisgünstige Softwarelösungen zur Fakturierung. Für die Büro-Administration werden hier meist folgende grundlegenden Funktionalitäten zusammengefasst: Verwaltung der offene Posten - diese erlaubt Ihnen zu jeder Zeit einen Überblick über Ihre aktuellen Außenstände. Die Buchung von Zahlungseingängen und Zahlungsausgängen -
und meist ein integriertes Mahnwesen, mit vorgefertigten Formularen, das Ihnen hilft auf einfache Art säumige Zahler an ihre Zahlungsverpflichtungen zu erinnern. Etwas komfortabler wird es, wenn die
Übergabe der Daten an eine Finanzbuchhaltung vorgesehen ist: der Vorteil ist dabei, dass Sie die verschiedenen Daten der Fakturierung nicht noch einmal in Ihrer Finanzbuchhaltung erfassen müssen.